Stage - Onboarding Manager

Notre département “Care” (ou service client) est composé de 3 équipes :

1. La team Customer Care Representative, qui répond à toutes les questions ponctuelles sur des sujets variés comme le droit, la comptabilité, les travaux, l’utilisation de la plateforme, etc.

2. La team Customer Success, qui accompagne sur le long terme les copropriétés sur le modèle coopératif et les aide dans leurs problématiques complexes,

3. La team Customer Onboarding (10 personnes) : qui organise la phase de transition, paramètre l’espace client, gère la reprise comptable, et guide le client dans sa nouvelle fonction de syndic. C’est cette équipe que tu rejoins.

Ce département est central chez Matera, et nécessite de bien communiquer et de se synchroniser avec les équipes Commerciale, et les équipes d’experts Juristes, Travaux, Comptables etc., afin de garantir une satisfaction client optimale !

En tant que "Customer Onboarding", ton rôle est d’accompagner les clients dans leur projet de changement de syndic, dans leur prise en main de l’outil Matera, et d'améliorer leur expérience et leur satisfaction dès leurs premiers mois avec nous. Tu reprends en main la relation client dès leur signature de contrat avec l’équipe Commerciale.

Concrètement, tes missions sont les suivantes :

1. Gestion de la relation client et configuration de la plateforme :

• Tu réponds aux premières questions des clients, et les formes sur l’utilisation de la plateforme,

• Tu les accompagnes dans le suivi de leurs dossiers administratifs et effectues des relances téléphoniques lorsque cela est nécessaire,

• Tu les aides à configurer leur espace client sur notre plateforme, et tu assures un suivi régulier et consciencieux avec les membres de ton équipe,

• Tu prends contact avec certains de nos clients pour vendre les services Matera, notamment le compte de paiement Matera. Tu prends un RDV téléphonique, leur explique et tu t'assures du bon déroulement de la transition,

2. Communication interne :

• Tu assures la bonne communication des informations entre l'équipe Commerciale et ton département pour répondre aux attentes des clients,

• Tu assures que l’équipe Onboarding dispose de toutes les informations nécessaires pour une transition en douceur avec les équipes Customer Success,

• Tu participes activement à l'amélioration de la satisfaction client et des process existants pour fluidifier le travail de toute l’équipe

3. Missions comptables :

• Reprise de la comptabilité des copropriétés : tu apprendras les bases de la comptabilité et aideras l’équipe Accounting dans la reprise de la comptabilité des clients, sur le produit : vérification des tantièmes, création de comptes comptables, réalisation de rapprochements bancaires, saisie de soldes, vérification des documents comptables

• Suivi des étapes clés du paramétrage comptable : tu seras amené à interagir avec les clients pour répondre à leurs demandes, les relancer pour les prises de rendez-vous comptables. Tu feras ensuite un suivi régulier et consciencieux avec les membres de ton équipe.

• Optimisation des process : tu participeras activement à améliorer les process existants pour fluidifier le travail de toute l’équipe et mieux comprendre l’expérience de nos clients.

4. Organisation des archives :

• Transformation digitale : Pilotage du passage au "zéro papier" via la numérisation et la structuration des flux documentaires.

• Gestion du cycle de vie client : Administration des dossiers de l'onboarding à l'archivage sécurisé.

• Amélioration continue : Mise en place d'un système de classement intelligent pour optimiser les temps de recherche des équipes opérationnelles.

Les avantages

Les plus :

• Rémunération : 1000€ (stage de Césure) - 1200€ (stage de fin d’études de master)

• 2 semaines d’onboarding pour te faire découvrir le monde de la copropriété et le fonctionnement de Matera

• Un suivi hebdomadaire par ton/ta Manager

• Gymlib pour faire du sport à petits prix

• Des bons plans culture avec la plateforme Leeto

La base légale :

• Une demi-journée de congé par mois (cumulable)

• Carte Swile - pris en charge à 50%

• Prise en charge des transports à 50%

• Un ordinateur et équipements te seront fournis

Les informations pratiques :

• Localisation : Paris 10

• Occasionnel sous validation du manager

• Type de contrat : stage de 6 mois - démarrage dès que possible

Déroulement des entretiens :

1️⃣ Premier entretien téléphonique de 20 à 30 mn avec notre recruteuse

2️⃣ Rencontre avec ton ou ta manager, et un membre de ta future équipe (30mn en visio)

3️⃣ Offre

À savoir :

🕑 Nous nous efforçons de faire un retour sur ta candidature le plus rapidement possible (sous une semaine). Que le retour soit positif ou négatif, tu recevras un mail de notre part - pense à regarder tes spams au cas où.

☝️ Sache que chez Matera, nous garantissons l’égalité des chances et la diversité, c'est pourquoi tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap, seules les compétences et la motivation font la différence !

🙋‍♂️ Si tu as besoin de prédispositions particulières pour réaliser les entretiens dans les meilleures conditions, tu peux le notifier lors de ta candidature et en informer l’équipe Recrutement.

Profil recherché

Pour postuler, pas besoin d'être incollable sur les sujets immobiliers ou en syndic de copro, nous avons un parcours d'intégration qui t'apprendra les bases.

Idéalement :

• Tu recherches un stage de 6 mois conventionné,

• Tu as un bon relationnel, tu es à l’écoute et tu te sens à l’aise au téléphone,

• Tu es rigoureux·se et irréprochable sur l’orthographe,

• Tu aimes trouver des solutions pour tes clients et tu es proactif·ve,

• Tu sais faire preuve d’autonomie, prendre des initiatives,

• Tu es à l'aise avec la tech.